Post-Award
新的奖励程序
一旦调查完毕，奖励函和拨款合同将通过我们的办公室送达 是否已收到获奖通知. 我们将审查授予函和合同，并获得 所有必要的签名. 一旦合同完全执行，我们将 审查授予通知、合同、预算、财务和合规事宜 向项目负责人、副项目负责人、DBA/CBA以及其他各方报告流程和时间表 参与了大量的拨款.
我们需要你做什么:
- 奖的信
- 合约/标准协议/谅解备忘录
- 如果对方没有提供这些文件，你可以找模板 在UHCL上 合同管理 page. 如有任何疑问，请与我们联系.
项目管理
看我们的 30分钟的项目管理网络研讨会记录 在管理奖助金计划时检讨最佳实务.
费用和报告
所有财务报告将由ORSP代表PI处理. PI将是 负责所有程序报告-我们将通知您的截止日期 推进.
如果你对资助费用有任何疑问，包括旅行和雇佣授权， 使用此页上的信息与获奖后团队联系.
奖助金政策及程序
拨款会计/成本中心设置
活动开始: 研究和赞助项目办公室
时间轴: Allow 2-3 business days for cost 中心设置; the timeline for other accounting 任务因复杂程度和人员可用性而异
期待什么: 在收到赞助商的正式奖励通知后，ORSP启动费用 中心设置. PI和他/她的学院商业管理员(CBA)或部门 业务管理员(DBA)也是签名序列的一部分. ORSP和解 每个月结束后进行成本核算，并制作PeopleSoft财务报告 (1074)和跟踪表提供给pi及其CBA/DBA. ORSP也可用 回答各种其他拨款会计问题.
购买及付款
活动开始: 学院业务管理员(CBA)或部门业务管理员(DBA)
时间轴: 至少1-2周后，项目才需要
期待什么: CBA/DBA将根据PI提供的信息启动采购. 你可能 被要求在p卡请求、申请单或其他财务文件上签名. 的 批准将在PeopleSoft工作流程中自动路由到ORSP. 如果项目是 在助学金的条款下是不允许的，或者没有足够的剩余资金 该预算类别的购买将被拒绝. 为了防止拒绝，PI可以 想咨询ORSP研究管理会计之前，启动一个 采购，确认允许和资金的可用性.
学生和员工招聘
活动开始: 学院业务管理员(CBA)或部门业务管理员(DBA)
时间轴: 新员工入职前至少6周，入职前至少2周 学生雇员的预定入职日期.
期待什么: PI将与CBA/DBA一起启动以下招聘流程 标准UHCL程序. 资金(ePRF)和招聘(ePAR)批准将自动路由到ORSP 在PeopleSoft工作流程中. ORSP将监视和批准或拒绝这些请求 关于补助金条款下的容许额，包括可获得的资金、奖励 周期，以及其他因素. 为了防止拒绝，PI可能需要咨询ORSP 在开始招聘行动之前.
教师暑期工资
活动开始: 学院业务管理员(CBA)或部门业务管理员(DBA)
时间轴: 3月底/ 4月初
期待什么: 研究管理会计师将与项目经理联系，其资助包括夏季 教员工资，以确认预算个人工作的意图 授予那个夏天. 会计还将与大学管理人员一起确定 与教师的暑期教学承诺将由补助金支付. 会计和 ORSP执行董事将根据 大学保健处院校基本薪金 政策. 计划的补偿将发送给PI审批. 一旦批准, 这个过程移交给CBA/DBA来启动招聘，如下所述 以上学生/教职员招聘.
工作报告
| 报告期内 | 工作报告 | 在OSP中提交的签名报告 |
|---|---|---|
|
1/1 - 5/31(春季) |
8月31日 | 9月15日 |
| 6/1 - 8/31(夏季) | 11月30日 | 12月15日 |
| 9/1 - 12/31(秋季) | 3月31日 | 4月15日 |
活动开始: 赞助项目办公室
期待什么: 私人调查团将收到一套关于所有根据 本报告所述期间的赠款. PI将获得所有被补偿者的签名 个人，然后签署报告，并在指定的截止日期前将报告交回ORSP 在报告期内. 未能及时返回工作报告可能会 导致暂停或冻结奖励和/或限制担任 未来拨款提案的PI.
格兰特报告
活动开始: 研究和赞助项目办公室
时间轴: 详细的报告要求，包括内容、格式/模板和传输方式 OSP会在截止日期前至少一个月寄给PI吗. 日历的请求 报告截止日期将在新奖项会议后立即发送.
期待什么: PI将收到来自ORSP的提醒，直到报告日历项目被接受 并将在两周的日历项目提醒期开始时与您联系. π 负责撰写奖助金报告的项目叙述部分. 的 研究管理会计师将提供财务报告的组成部分. 如有需要，可安排虚拟会议或面对面会议来定稿和提交 这份报告.
预算的修改
活动开始: 研究和赞助项目办公室
时间轴: Immediately upon identification of need; approval could take up to 6 weeks
期待什么: 项目负责人和研究行政会计将开会审查需求，确定允许范围 NOA条款/条件下的预算变更，并讨论变更的影响 关于其他预算类别. 然后由执行主任审查这些变动.
- 如果不需要发起人批准，ORSP将在PeopleSoft Finance中更改预算.
- 如果需要担保人批准，ORSP确定具体的机构流程并准备 适当的文档. 根据机构的要求，可能会要求提交PI 过程. 一旦获得正式批准，研究行政会计师 会对PeopleSoft Finance的预算进行调整吗.
成本转移
活动开始: 研究和赞助项目办公室
时间轴: 一旦确定需要将费用转移到另一个成本中心; 申请过程最多需要10个工作日才能完成.
期待什么: 费用从一个成本中心转移到另一个成本中心是通过日记账记账完成的. ORSP 将准备一份电子表格，记录(1)有问题的交易(金额; date, original cost center); (2) the cost center to which the expense will be moved; (3)对成本转移必要性的解释. CC经理/授权 每个成本中心的签名者将被要求在表格上签字. 一旦完成, ORSP将把表格传送给总务会计，并在那里制作JE. 转移 应该在下一个工作日出现在两个成本中心.
无成本扩展(NCE)
活动开始: 研究和赞助项目办公室
时间轴: 至少在拨款结束前60天(注:一些机构有更长的时间) times; consult the NOA)
期待什么: PI和ORSP将会面讨论NCE请求的原因，并审查NCE申请 预算，以确定哪些活动将在新经济活动期间得到资助. ORSP会研究 特定机构的流程，并准备适当的文件提交给ORSP 或者PI. 一旦获得正式批准，研究行政会计师 是否会在PeopleSoft财务中更改预算和奖励结束日期.